Desde hace algunos meses en Colombia, se está hablando de la obligación de reportar la nómina de los trabajadores en el sistema electrónico, previsto para este fin por parte de la Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas Nacionales-Dian regulada de forma especial a través de la resolución 13 de 2021 por dicha entidad.
Con el proceso de implementación y al tratarse de un asunto que se presta para múltiples interpretaciones, por la forma en la que ha sido regulado en la resolución antes citada y por las disposiciones generales y especiales establecidas en la legislación tributaria, los contribuyentes obligados a reportar la nómina electrónica se han visto enfrentados a determinar la forma, tiempos y mecanismos para reportar los conceptos que involucran las prestaciones sociales de sus trabajadores en el nuevo sistema de nómina electrónica en Colombia.
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Es así, como producto de dichas interrogantes la Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas Nacionales-Dian en respuesta a derechos de petición de los contribuyentes ha emitido a la fecha dos importantes conceptos sobre la materia, que explicamos así:
- Concepto No 100202208 – 08 del 31 de enero de 2022, sobre el reporte de cesantías
“En consecuencia, tal como lo concluye el Oficio N° 912416 int. 253 del 6 de octubre de 2021, este Despacho comparte la conclusión de que la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica frente al concepto de cesantías deberá efectuarse ateniendo al concepto de devengo, esto es, la realización del respectivo gasto deducible que pretenda imputarse eal sujeto obligado (esto siempre y cuando el pago al trabajador no ocurra primero). Lo anterior, teniendo en cuenta el marco legal y reglamentario vigente aplicable, una lectura sistemática de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 y la finalidad misma del documento soporte de pago de nómina electrónica.”
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- Concepto No 100208192-213 – del 17 de febrero de 2022, sobre el reporte de vacaciones.
“En consecuencia, tratándose del concepto de vacaciones o cualquier otro que haga parte de la retribución que efectúa el empleador al trabajador y que se desprenda de la relación laboral o legal y reglamentaria, dichos valores deberán incluirse en la generación del documento electrónico objeto de estudio respecto de cada trabajador de acuerdo con el momento del pago o abono en cuenta, lo que suceda primero, y conforme con las calidades de cada sujeto obligado. “
Dicho lo anterior, podemos concluir que las nuevas reglas de reporte de la nómina electrónica indican que tanto el auxilio de cesantías, intereses sobre las cesantías, vacaciones, y demás prestaciones sociales, deben ser consolidadas y reportadas en la nómina electrónica de diciembre de cada año, y es que la finalidad de la nómina electrónica es lograr soportar los costos y/o gastos de la relación laboral para el empleador y en consecuencia el método de devengo indica que deberá constituirse el soporte correspondiente, que tenga por término el año donde se va imputar a título de deducción por rentas laborales lo correspondiente a prestaciones sociales.
Si para el año 2021, no reportó en debida forma conforme a las anteriores reglas lo relativo a las prestaciones sociales, y estaba obligado a reportar nómina electrónica, búsquenos, los podemos ayudar con nuestra asesoría en material laboral y tributaria.